Zwischen Mandant & Kanzlei
Der Filter davor: Mandant hoch, Kanzlei arbeitet mit geprüften Belegen.
Überblick
Für Mandanten, die „einfach hochladen“ wollen.
BelegCheck Uploader ist die einfache Anbindung für Mandanten, die kein Unternehmen online nutzen, nicht selbst buchen wollen oder können und Belege heute noch über Schuhkarton, E-Mail, ZIP-Dateien oder spontane Nachreichungen schicken.
Der Uploader sitzt genau dazwischen: Er prüft Belege beim Mandanten und schiebt sie geprüft, sauber und sortiert direkt ins Kanzleilaufwerk. Kein Portal. Kein Sammelplatz. Ein klarer Durchlauf mit Filter – mehr nicht.
📥 Mandantenseite
Upload per URL, Handyfoto oder Drag & Drop. Keine Auswahlmaske, keine Navigation.
📤 Kanzleiseite
Belege landen geprüft im richtigen Ordner. Kanzlei oder Buchhaltung arbeitet sofort weiter.
Setup
Setup in 30 Minuten. Nicht in Wochen.
BelegCheck setzt auf Dropbox als Übergabepunkt:
- Dropbox installieren
- bei Dropbox anmelden
- Ordner freigeben
Der Rest läuft automatisch.
Keine Projekte, keine Workshops, keine Schulungen.
BelegCheck fügt sich in bestehende Kanzleiabläufe ein – ohne neue Prozesse.
Varianten
Server oder Arbeitsplatz? Beides möglich.
BelegCheck lässt sich genau dort installieren, wo er gebraucht wird – ohne Zusatzaufwand.
🖥️ Server-Variante
Auf dem Kanzlei- oder Cloud-Server installiert, steuert der Uploader alle Mandanten zentral.
Ideal für Teams mit vielen Uploads – einmal aufsetzen, alle nutzen.
💼 Arbeitsplatz-Variante
Läuft direkt auf dem einzelnen Arbeitsplatz, z.B. beim Sachbearbeiter.
Schnell eingerichtet, kein IT-Aufwand erforderlich – genauso komfortabel.
Beide Varianten sind in Minuten einsatzbereit und nutzen denselben Workflow.
Frage & Antwort
Ist das eine KI-Anwendung?
🛡️ Datenschutzfokus
Standardmäßig läuft BelegCheck komplett regelbasiert – ohne generative KI und ohne externe Datenverarbeitung. Ideal für Kanzleien, die maximale Datenschutzkonformität benötigen.
🧠 Erweiterte Prüfung
Optional aktivieren wir eine generative KI-Erweiterung. Sie liefert zusätzliche Prüfhinweise, Plausibilitäten und Kontext – bei gleicher Oberfläche und gleichem Workflow.
Beide Varianten lassen sich parallel betreiben. Wir implementieren genau das Niveau, das zur Kanzlei und zu den Mandanten passt.
Sicherheit
Wie sicher ist der Upload?
Jeder Upload läuft automatisch verschlüsselt. Das bedeutet: Die Daten werden bereits beim Versenden in eine Art Schutzmantel gepackt und können unterwegs nicht mitgelesen werden.
🔒 Beim Senden
Sobald ein PDF oder Foto hochgeladen wird, geht es nur über geschützte Verbindungen (HTTPS/TLS) direkt zu Dropbox. Fremde haben unterwegs keinen Einblick.
🏁 Beim Ankommen
Die Belege landen ausschließlich im freigegebenen Kanzleiordner. Nur die Kanzlei hat Zugriff – keine Portale, keine Zwischenablagen.
Kurz gesagt: Datei hochladen, Schutzmantel drum, sicher bei der Kanzlei ankommen. Dafür ist BelegCheck gebaut.
Mandant
Was macht der Mandant?
So wenig wie möglich.
🔗
1. URL aufrufen
Link öffnen, fertig. Kein weiteres Portal.
🔐
2. Einmal anmelden
Anmeldung bleibt gespeichert. Kein Passwort-Stress.
📄
3. Belege hochladen
PDF reinziehen, fertig. Keine Sortierung, keine Auswahl, keine Rückfragen. 🧠❌
Der Mandant muss nichts verstehen – nur hochladen.
BelegCheck Engine
Was macht BelegCheck?
BelegCheck übernimmt alles, was sonst Zeit frisst:
🤖 Automatische Prüfung
- prüft eingehende Belege automatisch
- erkennt unlesbare oder unvollständige Dokumente
🚫 Dubletten-Blocker
- blockiert offensichtliche Dubletten
- verhindert doppelte Ablagen
📂 Struktur automatisch
- ordnet nach Mandant und Monat
- legt alles direkt im Kanzleilaufwerk ab
Die Kanzlei erhält ausschließlich geprüfte Belege in einer festen Struktur. Buchhaltung oder Kanzlei können sofort weiterarbeiten – ohne Nachsortieren, Nachfragen oder Nachtelefonieren.
Workflow
Ein Workflow. Ohne Abzweigungen.
Der Ablauf ist bewusst linear gehalten:
- 1️⃣ Mandant ruft die URL auf.
- 2️⃣ meldet sich einmal an.
- 3️⃣ lädt Belege hoch.
- 4️⃣ BelegCheck prüft automatisch.
- 5️⃣ Belege liegen im Kanzleiordner.
Keine Zwischenschritte, keine Ablage im System, kein „später noch mal kümmern“. Alles läuft durch.
Klassischer Mandantenweg
Für Mandanten, die digitale Buchhaltung meiden.
BelegCheck ersetzt:
📦 Schuhkartons am Empfang
Belege landen sofort digital und geprüft statt im Foyer.
✉️ E-Mail-Anhänge
Keine Anhänge, keine Rückfragen, kein CC-Pingpong.
🗄️ ZIP-Dateien
Kryptische Namen sind Geschichte. Mandant / Monat sitzen automatisch.
📞 Nachlieferungen
Vorprüfung blockt fehlende Belege, bevor sie die Kanzlei erreichen.
Ohne Mandanten umzuerziehen
Ohne neue Software zu erklären
Ohne zusätzlichen Support
🧯 Ruhe behalten
Positionierung
Kein DATEV-Ersatz. Kein Buchhaltungstool.
BelegCheck macht keine Buchungsvorschläge und greift nicht in die Buchhaltung ein.
Es ist kein Portal und keine Plattform.
Es ist ein Vorfeld-Filter, der dafür sorgt, dass in der Kanzlei nur das landet, womit man direkt arbeiten kann.
Ergebnis
Mandant lädt hoch. BelegCheck prüft. Kanzlei arbeitet weiter.
Der Mandant lädt Belege hoch, wie er kann. BelegCheck prüft und sortiert. Die Kanzlei arbeitet mit sauberem Input.
Weniger Rückfragen. Weniger Unterbrechungen. Mehr Ruhe im Tagesgeschäft. 😎